Komunikasi yang Efektif

Komunikasi yang Efektif

Komunikasi yang Efektif

Komunikasi yang Efektif
Komunikasi yang Efektif

Pengawas satuan pendidikan memiliki peran dan fungsi strategis dalam mendorong kemajuan sekolah-sekolah yang menjadi binaannya. Berbekal pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki, mereka dapat memberikan inspirasi dan mendorong para kepala sekolah, guru serta tenaga kependidikan lainnya untuk terus mengembangkan profesionalisme dan meningkatkan kinerja mereka. Bagi kepala sekolah, pengawas layaknya mitra tempat berbagi serta konsultan tempat meminta saran dan pendapat dalam pengelolaan sekolah. Sementara itu bagi guru, pengawas selayaknya menjadi konselor dan konsultan dalam memecahkan problema dan meningkatkan kualitas pembelajaran.

Pengawas dituntut memiliki kompetensi sosial, khususnya dalam menjalin mitra dengan para kepala sekolah, guru, shareholder dan stakeholder lainnya. Hal ini karena dalam bekerja pengawas bertemu banyak orang dengan berbagai latar belakang, kondisi, kepentingan serta persoalan yang dihadapi. Mereka juga harus mampu bermitra baik dengan individu maupun kelompok, selain itu pengawas juga berperan untuk mengembangkan jaringan kemitraan dengan berbagai pihak yang terkait dengan peningkatan mutu sekolah, dan mengembangkan tim kerjasama yang kokoh di dalam sekolah.

Dalam tulisan ini akan dikemukakan tentang kedudukan dan fungsi komunikasi  dan membangun komunikasi yang efektif kaitannya dengan peran dan tugas pengawas.

1. Kedudukan dan Fungsi Komunikasi

Organisasi tidak akan efektif apabila interaksi diantara orang-orang yang tergabung dalam suatu organisasi tidak pernah ada komunikasi. Komunikasi menjadi sangat penting karena merupakan aktivitas tempat pimpinan mencurahkan waktunya untuk menginformasikan sesuatu dengan cara tertentu kepada seseorang atau kelompok orang. Dengan Komunikasi, maka fungsi manajerial yang berawal dari fungsi perencanaan, implementasi dan pengawasan dapat dicapai.

Komunikasi tergantung pada persepsi, dan sebaliknya persepsi juga tergantung pada komunikasi. Persepsi meliputi semua proses yang dilakukan seseorang dalam memahami informasi mengenai lingkungannya. Baik buruknya proses komunikasi tergantung persepsi masing-masing orang yang terlibat di dalamnya. Ketidaksamaan pengertian antara penerima dan pengirim informsi akan menimbulkan kegagalan berkomunikasi. Dalam hal ini Barnard (1968,175-181) mengemukakan tentang faktor komunikasi yang berperan dalam menciptakan dan memelihara otoritas yang objektif dalam organisasi sebagai berikut.

  1. Saluran komunikasi harus diketahui secara pasti
  2. Seyogyanya harus ada saluran komunikasi formal pada setiap anggota organisasi
  3. Jalur komunikasi seharusnya langsung dan sependek mungkin
  4. Garis komunikasi formal hendaknya dipergunakan secara normal
  5. Orang-orang yang bekerja sebagai pusat pengatur komunikasi haruslah
  6. orang-orang yang berkemampuan cakap
  7. Garis komunikasi seharusnya tidak mendapat gangguan pada saat organisasi sedang berlangsung
  8. Setiap komunikasi haruslah disahkan.

Dalam memahami komunikasi menurut perilaku organisasi bahwa komunikasi adalah suatu proses antar orang atau antar pribadi yang melibatkan suatu usaha untuk mengubah perilaku. Perilaku yang terjadi dalam suatu organisasi adalah merupakan unsur pokok dalam proses komunikasi tersebut (Thoha, 1990,167).

Perkembangan teknologi komunikasi yang sangat cepat, tidaklah mengurangi arti pentingnya komunikasi diantara orang yang tergabung dalam organisasi. Komunikasi antara orang dengan orang tidak selalu tergantung pada teknologi, akan tetapi tergantung dari kekuatan dalam diri orang dan dalam lingkungannya. Komunikasi merupakan suatu proses interaksi antara orang itu sendiri. Proses yang berjalan dari komunikator yang menyampaikan pesan (message) melalui jalur tertentu (medium), kemudian ditangkap oleh penerima (receiver) dan bila memungkinkan menjadi umpan balik (feedback) kepada komunikator. Gambaran umum proses komunikasi dijelaskan sebagai berikut.

  1. Tahap Ideasi (Ideation), yaitu tahap proses penciptaan gagasan, pesan atau informasi. Pada umumnya ideasi muncul karena ada rangsangan dari luar atau ada kebutuhan untuk berkomunikasi pada diri peserta.
  2. Tahap Penyandian (Encoding), yaitu proses penyusunan gagasan atau pesan menjadi suatu bentuk informasi (simbol, lambang, sandi) yang akan dikirimkan; termasuk pemilihan dan penentuan cara maupun alat(media)untuk menyampaikannya.
  3. Tahap Pengiriman (Transmitting), merupakan kegiatan penyampaian pesan atau informasi yang terjadi di antara peserta komunikasi. Pengiriman pesan ini dapat dilakukan dengan cara berbicara (verbal/lisan), atau non-verbal dengan tulisan, gambar, warna atau gerakan (kial); disampaikan secara langsung atau melalui media tertentu.
  4. Tahap Penerimaan (Receiving), yakni proses penerimaan atau pengumpulan pesan yang terjadi pada para peserta komunikasi. Penangkapan atau pengumpulan pesan ini dapat terjadi dengan cara mendengarkan, membaca, mengamati atau memperhatikan, tergantung pada cara dan alat yang digunakan dalam berkomunikasi tersebut.
  5. Tahap Penafsiran (Decoding), yakni usaha pemberian arti terhadap informasi/pesan di antara peserta komunikasi. Peserta komunikasi yang berkepentingan, melalui proses berpikir, berusaha menginterpretasikan atau menafsirkan informasi yang telah terkumpul dalam pikirannya. Pengertian “berpikir” di sini diartikan secara luas, baik menggunakan pikiran manusia (komunikasi manusiawi) maupun naluri binatang (komunikasi dengan hewan) dan sistem memori mekanis yang terdapat dalam mesin atau peralatan otomatis.
  6. Tahap Respon (Pemberian Tanggapan), merupakan tindak lanjut dari penafsiran yang telah dilakukan, yakni pemberian reaksi terhadap pesan yang telah disampaikan. Jadi para peserta komunikasi menggunakan arti atau makna suatu pesan sebagai dasar untuk memberikan reaksi. Apabila respon/reaksi yang diberikan “sesuai” dengan maksud pengirim pesan berarti terjadi komunikasi yang efektif; dan sebaliknya apabila “tidak sesuai” berarti terjadi mis-communication.
  7. Tahap Balikan (Feedback), berlangsung seiring dengan tahap-tahap komunikasi lainnya, yang berupa gejala atau fenomena yang dapat dijadikan petunjuk keberhasilan atau kegagalan suatu proses komunikasi. Jadi pengertian feedback ini harus dibedakan dengan hasil (respons).

Dengan demikian, komunikasi dapat dipahami sebagai penyampaian pesan, informasi atau pemikiran ide-ide dari satu orang atau lebih kepada orang lain atau kelompok orang dengan menggunakan lambang yang sama.

Secara sederhana komunikasi dapat dirumuskan sebagai proses pengoperasian isi pesan berupa lambang-lambang dari komunikator ke komunikan. Sekarang timbul pertanyaan, apa yang dinamakan komunikasi antar pribadi?

Dimensi komunikasi organisasi mencakup pula komunikasi antar pribadi. Efektivitas komunikasi antarpribadi sangat tergantung pada pribadi penerima maupun pengirim pesan seperti yang dijelaskan berikut ini:

  1. Keterbukaan, mencakup aspek keinginan untuk terbuka bagi setiap orang yang berinteraksi dengan orang lain, dan keinginan untuk menanggapi secara jujur semua stimulus yang datang kepadanya
  2. Empati, yaitu merasakan sebagaimana yang dirasakan oleh orang lain atau mencoba merasakan dalam cara yang sama dengan perasaan orang lain
  3. Dukungan, adakalanya perlu diucapkan namun dapat juga tidak diucapkan
  4. Kepositifan, mencakup adanya perhatian yang positif terhadap diri seseorang, suatu perasaan positif itu dikumunikasikan, dan mengefektifkan kerjasama
  5. Kesamaan, mencakup kesamaan suasana dan kedudukan antara orang­orang yang berkomunikasi (De Vito,1976,44-46).

Keberhasilan komunikasi merupakan kunci keberhasilan dalam mencapai tujuan hubungan sekolah dengan masyarakat (communication is a key to successful team effort). Artinya kalau pengawas sekolah ingin berhasil dalam memberdayakan masyarakat untuk berpartisipasi dalam penyelenggaraan pendidikan di sekolah, maka kunci pertama yang harus dikuasai adalah kemampuan berkomunikasi. Pengawas harus mampu membangun komunikasi efektif.